Stäng kontakt

Kontakta oss

Vi ringer upp dig!

Utmaning

Swedol AB är med deras 49 butiker, 43 säljare och e-butik marknadsledande för elartiklar, verktyg, arbetskläder, fordonsdelar & tillbehör, hydraulik, lyft & last samt förbrukningsvaror.

Inom Swedol är det en ständig process att optimera hanteringen av analoga och digitala dokument.

Den stora utmaningen Swedol hade innan lösningen var att man hade många olika skrivarmodeller som krävde mycket handpåläggning från IT-avdelningen. Kostnaden för att hantera toner var mycket hög. Varje butik beställde till lokala företag och priset på en toner kunde variera runt om i landet. På huvudkontoret var det många som hade personliga skrivare samt att det dagligen slängdes mycket papper som låg i nätverksskrivarna. Företaget hade äldre kopiatorer och skrivare som krävde mycket service. Frustrationen växte och medarbetare började tappa förtroende för utrustningen.

Mängden dokument som strömmar genom företaget tar emellanåt tid att hantera, t.ex när inkomna e-mail ordrar till orderavdelningen. E-posten skrevs ut och arkiverades till olika säljare. När en kund sedan ringde in och originalet behövdes tas fram tog det tid att hitta det.

Lösning

Swedol vände sig till ITO Nordic för hjälp. Lösningen blev 2-3 nya skrivare per butik. Dvs en minskning från väldigt många modeller till endast 3 st olika. Förbrukning beställs numera till Swedols logistikcenter, butikerna beställer sin förbrukning samtidigt som de beställer övriga Swedol-artiklar. ITO Nordic levererar nästan alltid förbrukningen till dagen efter.

På huvudkontoret installerades programvara, för att komma till rätta med färre personliga skrivare samt onödigt kasserande av papper från varje skrivare, som möjliggör att utskriften stannar på servern vid begärd utskrift. Man går då till valfri skrivare, loggar in med sin dörrtagg sedan hämtar man upp utskriften på skrivaren och väljer hur många ex man vill skriva ut!

Till orderavdelningen installerades en programvara för att fånga upp utskriften så att det inte blev en utskrift. Det tillkom en digitalstämpel där man fyller i ordernr och därefter sparas filen på en gemensam drive.

Swedol har även installerat videokonferens från ITO Nordic till alla deras säljare samt alla butiker.

Resultat

”Vi har fått en helt annan ekonomisk balans gällande dokumenthantering, snabbare och mer driftsäkra maskiner, användarna har hög tillit och det är enkelt och miljövänligt att skriva ut med våra taggar. Vi beräknar att vi kommer minska vår pappersförbrukning med ca 25 %. Vi hittar våra dokument på vår gemensamma server och kan ge våra kunder en snabbare service.

Vi arbetar ständigt med att förbättra vår dokumenthantering, som leverantör ger ITO Nordic alltid snabb respons och vägleder oss till smarta och kostnadseffektiva lösningar. Vi arbetar tillsammans i ett tätt partnerskap, vi är mycket nöjda.”

swedol-leif-ernstrom

”ITO Nordic har hjälpt oss minska våra utskrifter, supportärenden, kostnader och miljöpåverkan. Vi är mycket nöjda.”

Leif Ernström, Swedol